Je n'ai jamais fait d'article invité sur le blog. Et j'avoue que c'est quelque chose à laquelle je ne pensais pas du tout. Mais depuis quelques mois, Lutetia du blog Lutetia Flaviae et moi on partage beaucoup. On s'entre aide et on s'encourage beaucoup avec nos blogs. Comme nous avons un univers assez proche, je me suis dit que ce serait sympa qu'elle fasse un article invité ici. J'avais tout simplement envie de l'accueillir et de te la faire découvrir. Aujourd'hui, elle a décidé de nous donner une petite méthodologie de travail pour nous aider à organiser sa liste de choses à faire.

Organiser sa liste de choses à faire

Se retrouver devant sa liste de choses à faire peut intimider, voire désespérer. Gérer son temps est un défi. Je connais très peu de personnes (en fait aucune) satisfaites de leur productivité. Je suis sûre que toi aussi tu aimerais mieux t’organiser pour ne rien avoir à faire le weekend. On voudrait cocooner, profiter de ses proches mais finalement, on en a rarement le temps ! J’ai lu plusieurs méthodes d’organisation pour découvrir comment les professionnels s’y prennent. Je les ai combinées et adaptées afin de créer celle qui me convient le mieux. Pour être efficace, il faut savoir s’adapter à ses besoins. Je vais te montrer comment j’organise ma liste de choses à faire pour gérer mes priorités et rester productive.

Noter tout ce que l’on a à faire

Cette première étape est très importante et pourtant, souvent sous-estimée. Je l’ai apprise via la méthode GTD (si ça t'intéresse, j’ai aussi écrit un article sur la méthode GTD ). Il s’agit d’écrire absolument tout ce que l’on à faire. Identifie les tâches les plus simples et automatiques aux projets futurs ou rêvés. On a tendance à croire que l’on se rappellera du plus important ou que certaines choses ne nécessitent pas d’être écrites. Toutefois, ces tâches sont ancrées dans notre mémoire et empêchent notre cerveau de se concentrer autant qu’il le pourrait. Cette liste prend du temps à être rédigée. Tu auras sans doute besoin de plusieurs jours avant de sentir ton esprit vidé. En écrivant une liste complète des choses que l’on a à faire, on crée un système réel sur lequel on peut se reposer. On évite ainsi de nombreuses mauvaises surprises !

Gérer ses priorités

Maintenant que ta liste est terminée, il faut passer au tri. Je m’aide de la matrice d’Eisenhower, popularisée par Stephen Covey. Il suffit de créer un tableau 2x2 classant les tâches selon leur urgence et leur importance. Ainsi, on se retrouve avec les entrées :

Urgent / Important

Non urgent / Important

Urgent / Non important

Non urgent / Non important

1. Les tâches Urgentes / Importantes sont celles que tu dois faire immédiatement, celles qui arrivent à échéance.

2. Les tâches Non urgentes / Importantes sont celles que tu dois planifier sur du long terme. Par exemple : faire du sport n’est pas urgent mais, c’est important pour ta santé, notamment pour le futur. Prendre du temps pour toi, voir tes amis sont aussi des tâches importantes mais, non urgentes.

3. Les tâches Urgentes / Non importantes sont celles qui te sont souvent imposées par les autres : une réponse à un e-mail, une interruption, un imprévu, etc.

4. Les tâches Non urgentes / Non importantes sont celles qui parasitent notre productivité : passer du temps sur Facebook, regarder la TV sans intérêt…

Si tu es comme moi, tu as probablement envie de tout inscrire dans la case Urgent / Important. Or, on néglige trop souvent la deuxième qui est, pourtant, au cœur d’une organisation efficace. Pour pouvoir se concentrer sur la case Non urgent / Important, il faut tenter de minimiser au maximum les cases 3 et 4. En éliminant ou, du moins, en réduisant les tâches inutiles, on parvient déjà à gagner du temps. Ensuite, il ne faut pas hésiter à déléguer ce qui est possible, voire à dire non ! Tu parviendras ainsi à gérer tes priorités et augmenter ta productivité.

Malgré le tri par case. La liste de choses à faire reste parfois longue ! Je classe donc les tâches de chaque case en me servant de listes thématiques puis, je commence par les plus rapides à faire. Tu peux télécharger gratuitement mon kit complet de printables pour l’année afin d’obtenir des listes à remplir selon les saisons.